Imadoki 2021年3月号が発行されました

Imadoki 2021年3月号が発行されました

電子契約の利用が加速しています..!!

最近の悩みは花粉症とお腹周りのお肉….花粉とコロナ禍で出不精になったせいか、すっかりデブってきている樋口です。
肥満原因を真面目に理由を考察してみたら、DXが進んだ事で外出が減り運動量が減った事が原因でした。

ZoomやTeamsによるWeb会議が増えたことで、移動によるカロリー消費が減っているのは間違いありませんが、「紙」のお届け(見積書/契約書)、受け取り(発注書/印鑑証明/登記簿謄本)が無くなったのも影響し全然外出しなくなりました。

更に移動を減らそうと、弊社で昨年から更に取り組んでいるのが『電子契約』です。
『電子契約』は、昨年の緊急事態宣言から大手企業がリモートワークに対応するため導入数が激増しましたが、弊社でも既に試行運用を１年以上続けており多くのお客様に御利用いただきました。

国内の電子契約市場は、大企業を中心に弁護士ドットコム「CloudSign」が一番人気なのですが、費用が高い！　そして契約書１通毎に200円課金されては中小企業では気軽に使えません。
そこで国内３番手といわれる「NINJA SIGN」と昨年末にパートナー契約を締結し、先日お客様との「秘密保持契約書」を第一号として利用を開始いたしました。
お客様向けには、「契約書」「発注書」「申込書」「秘密保持契約書」、社内向けは「労働条件通知書」など利用範囲は広く、『電子契約』は全ての企業で利用価値の高いサービスとなりそうです。

契約書１通にかかる壮大な時間(印刷・製本・提出・回収・保管)を費用換算すればすぐに元が取れるのが『電子契約』サービス。
『電子契約』が中小企業間の取引で当たり前になり、生産性向上のお役にたてるよう、まずは弊社での利用・活用を更に進めてまいります。

代表取締役社長樋口雅寿

ペーパーレス化&電子サイン導入で業務効率をアップさせたクレーンメンテ広島さまの事例をご紹介！

リモートワークという新しい働き方が急速に普及する今、ペーパーレスによる情報管理の必要性はますます高まっています。
株式会社クレーンメンテ広島さまも紙での情報管理に限界を感じ、クラウド型の業務管理ツールkintoneを導入することでペーパーレス化に成功！
業務関連の情報をデジタルデータとして蓄積することで、業務効率が大幅に改善されました。
さらに、電子サインも導入することでお客様にとってもうれしい効果が！今回は、そんなkintone導入事例をご紹介します！

まずは現在の業務の整理から。クラウド活用イメージと効果を具体的にイメージ

広島県にて天井クレーンの保守点検や修理、クレーンの製造･設置や部品販売･レンタルを行われている株式会社クレーンメンテ広島さま。
ペーパーレスを前提とした業務効率化を目的として、「どのように実現できるのか」をその目で確かめるため、はるばる広島から伊勢までいらしてくださいました。

株式会社クレーンメンテ広島さまでは、各重機のメンテナンス業務を紙で管理されていらっしゃいました。
紙中心の情報管理では、どうしても「手書きで転記する時間コスト」「転記ミスによるリスク」が発生してしまいます。

実際の書類をお持ちいただき、業務の流れと、どのタイミングでどの資料に記入を行っているかをヒアリング。
さらに、ホワイトボードを活用して現状、理想、今後のIT化・クラウド化した際の業務の流れを整理していきました。

基本となる9つのアプリを作成、キングファイルを一掃

お越しいただいた際の打合せを元に、仕事に必要なすべての情報がkintone上で確認できるように9つのプロトタイプアプリを作成。
オンラインで打合せをしながら、より現場の方が使いやすいように修正を重ねていきました。

時間をかけて1000件以上にも上るクレーン情報や顧客情報をkintoneに移行いただき、結果として社内のスペースを圧迫していた大量のキングファイルも、社内サーバーに溜まり続けるエクセルのファイルも不要になりました。スマホやPCさえあれば、いつでもどこでも必要な情報を確認できる体制となったのです。

移行した情報を元にクレーンのメンテナンス・点検記録もkintoneに登録していただくことで、過去の点検履歴をすぐに参照、次回点検時に活用できるようになりました。

さらに、登録いただいた情報から自動で集計を行い、経営判断を行うための情報を一元管理することが可能です。

点検時の「面倒なサイン」から脱却したい！ペーパーレス化の次は電子サインにチャレンジ

社内に蓄積した紙データをkintoneに移行することに成功した株式会社クレーンメンテ広島さま。
お客さまの基本情報はもちろん、点検履歴などもkintone上でチェックできるようになったため、社内業務のほとんどはペーパーレスで完結するようになりました。

しかし、クレーンの点検完了の書類だけはクレーンの台数分お客様の直筆のサインをいただいていたため、紙で保管をしていらっしゃました。

点検書類へのサインを電子化することで、株式会社クレーンメンテ広島さまとしては紙で書類を保管する必要がなくなります。
さらに、タブレットに一度サインをしてもらうだけで全ての書類に署名が完了するため、お客様に何回もサインをしてもらう必要がなくなるのです。
お客様によっては何十台ものメンテナンスがあるため、サインをする時間を削減できるのは大きな魅力でした。

kintone化したクレーン点検アプリに電子サイン機能をカスタマイズで追加し、電子サインでのやりとりに慣れることからスタート。
電子サインによってタブレットへのサインひとつで、お客さまのクレーン点検記録全てにサインが反映されるようになり、今ではメールでお客さまにそのまま書類を送ることも可能です。

点検表は法令で3年間保管する必要がありますが、データでの保存が可能であることを官公庁に確認し、お客さまに説明をすることでペーパーレス化を促しているそうです。
電子サインを導入したことにより、お客様からも「この会社は時代に合った形で発展している！」というポジティブな評価を得ることができました。

今まで、当たり前のように行ってきた「すべての書類に一枚ずつサインをいただく」という業務。
「面倒くさいな」と感じながらもなかなか改善できないのが現状……しかし、そこであきらめず、社内で発生している時間と労力を奪う作業を、ぜひITの力で改善してみませんか？

経営者向け情報：「早期申請は高採択率!?　IT導入補助金2021」

先月号から同封させていただいております中小企業庁の「IT導入補助金2021」につきまして、ご利用を検討いただきましたでしょうか？
補助金利用に際して気になるのが採択率ですが、IT導入補助金だけでなく、小規模事業持続化補助金も回を重ねるごとに採択率が下がっていく悲惨なパターンになっており、今年も採択されるには早期着手がおススメと言われています。

今回も早ければ3月中にIT導入補助金一次募集スタートとなりそうです。
他の補助金や助成金と比べてお客様の事務負担が格段に少なく、申請しやすいのがIT導入補助金ですが、弊社と連携している行政書士の事務負担も大きく、早期に対応できる件数に限りがございます。
ご利用をご検討のお客様につきましては、ご検討いただき担当者にお声がけいただきますようお願い申し上げます。

Imadokiアイテム：「PPAPってあれでしょ？ピ〇太郎のあれでしょ？」

「PPAP」ってあれでしょ？ピ〇太郎のあれでしょ？」いいえ、違います。
メール受信して非常に面倒臭い、まったくセキュリティ的に意味が無いと指摘され続けている”パスワード付きZipファイル”が、今回のPPAP問題です。

昨年、内閣府及び内閣官房より、中央省庁における「パスワード付きZip暗号化」を廃止することが発表されました。
パスワード付きZipファイルは利便性とセキュリティ面で課題があるとされており、代替案としてファイル共有サービスを利用することとされました。
実に日本人らしい意味が無いと判っていてもやめられず、海外では全く意味が無いとかなり以前から指摘のあったPPAP問題が遂に廃止される事となりました。

じゃあどうすればいいの？

弊社が最もおススメ解決策は、弊社がご紹介している、「DropboxBusiness」であれば、”Transfer”機能の利用です。
詳細な機能は次月号でご紹介予定ですが、安全に大容量ファイルを転送する機会が多い企業様では必須と言えるサービスです。
2021年は意味の無いPPAP的なファイル送信は止めて、「Transfer」や「OneDrive」のパスワード付ファイル共有URL送信などをご利用ください。