Imadoki 2021年2月号が発行されました

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DX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みでダブル受賞しました!

三重県様「チェンジ・デザイン・アワード2021~「仕組み」を変えれば、「行動」が変わる!」& 伊勢市様「仕事と生活の調和実践賞」の各賞に、DX(デジタルトランスフォーメーション)への取り組みが評価されダブル受賞することができました。

クラウドサービス「Evernote Business」を、書庫やキングファイルの代りに使い始めたのが2015年、あっという間に5年が経ちました。
2021年の現在では、営業だけでなく総務も含め業務プラットフォーム全体が既にクラウドに移行して完全にペーパーレスで業務が進行しています。
今回ダブル受賞できたことは経営者としては単純に嬉しくもありますし、また受賞の経緯となった3名の優秀な社員が事情で退職することを防げたのがDX化も成果であることに価値があると感じています。

他の経営者の方の意見を聞くと、やはり女性の退職に困っており、女性を採用するなら「子育てが一段落した35~45才の女性」が良いという話になる事が多くあり残念に感じています。
女性は生涯イベントが多く、会社に対する不満や人間関係以外にも、配偶者の転勤や、家族の介護、子供の世話、体調不良…と様々な理由で退職されるケースがどうしても男性より多くなります。
大企業なら出来るではなく、少人数での運営を迫られ、採用が困難な中小企業だからこそ、各自の事情に柔軟に対応できる仕組み作りであるDXへの対応が必要となるのではないでしょうか?
少子高齢化、そして地方では若者の絶対数が足りない時代において、性別を意識することなく多様な働き方を受け入れる器としての会社という存在を更に磨き上げるべく、今後も様々な取り組みをつづけて参ります。

チェンジ・デザイン・アワード グランプリ受賞!
仕組みを変えて行動も変えた、コムデックのテレワークとは?

表紙でもお伝えした通り、この度三重県より「テレワーク」による職場環境の改善事例により女性の活躍につながった事例としてチェンジ・デザイン・アワード2021のグランプリに選出されました!

今回のImadokiでは、グランプリを受賞するに至ったコムデックのテレワークの実態についてご紹介します!

コムデックがテレワークに踏み出した理由

三重県伊勢市のIT企業であるコムデックは、従業員11名のうち5名が女性で、さらにそのうち3名がそれぞれ形は違いますがテレワークで仕事をしています。
元々、コムデックでは結婚、出産、その他ライフスタイルの変化に伴い離職する女性が多いことが課題でした。人の少ない会社なので、どれだけ業務をIT化していても一人抜けるだけでかなり大きな打撃を受けてしまいます。

今回ご紹介する事例の3人も、配偶者の転職に伴う県外への転居や、お子さんの都合、そして自分自身の体調等、理由はそれぞれですが全員一度は離職を考えていました。
完全に出社できなくなるパターン、決まった時間の出社が難しいパターン、日によって出社できる、できないが変わるパターン、どれも、以前であれば「残念だけれど仕方ない」で退職をしていたケースです。

しかし、コムデックではテレワークを導入する前から、以下の図のように社内の仕事のほとんどがクラウド上で行えるようになっていたため、「社内に居なくても仕事は行えるのではないか?」とテレワーク導入に踏み出すことができました。

テレワークを支える仕組みとテレワークを阻む要因

基本的な連絡は全てチャットで行う他、勤怠管理や給与計算、会計処理、経費精算、入退社等の社会保険の手続き等も全てオンラインで行うことができます。
自分自身の勤怠も、家に居ながらパソコンやスマートフォンで出退勤の打刻を行えるため、勤務実態の把握という点では問題ありません。

さらに、コムデックではテレワークの支援として、全ての機材を会社から支給し、必要があれば椅子や机も貸し出せるようになっていますので、バックアップ体制は万全と言えます。

そうは言っても、郵送処理等の「社内で行わなくてはならない業務」はどうしても存在します。
それらのテレワークを阻む業務の要因がどこにあるかというと、まず、そしてテレワークが広がったことで大きな話題となった印鑑、小口決済等に使われる現金、そこにいる人にしか連絡ができない固定電話FAX,郵送といった昔から変わらない業務ツールたちです。

これらの何十年も前から変わっていないツールよって、例えば特定の人しかその業務のやり方がわからなかったり、書類が会社にしかないから会社にいないと情報が確認できなかったり…といった「人や場所に依存」した状態が出来上がってしまいます。

紙や印鑑を中心にして仕事を行っているとしたら、とてもじゃありませんがテレワークはできません。

この状態を脱却するために、コムデックではサイボウズのkintoneというクラウドサービス上に業務プラットフォームを構築し、仕事に関するすべての情報が集約されている状態を作りました。

ここでポイントとなるのは、漠然と「社内でやらなくてはならない業務がたくさんあるから無理」と考えるのではなく、「この仕事は社外でできる、これは一部だけなら可能…」というようにまず仕事を仕訳することです。

 

その上で、「ではこの仕事は社内の人に任せよう」と判断したり、「それならこの部分の仕組みやツールを変えて、社外でもできるようにしよう」と検討したりします。
その結果、社内での作業が必要な業務と社外でも行える業務を切り分けし、業務の再構築を行うことができました。

それぞれのテレワーク実現事例

最初にお伝えした3人のテレワーク社員は、それぞれの希望や状況を尊重し、全く違った働き方をしています。

配偶者が転職したことにより、静岡に引っ越しせざるを得なくなった社員は、勤務中は常に社内とWEB会議をつないでいます
普段はミュートにして互いの音声は聞こえないようにしていますが、用事があるときには「ちょっと今いいですか?」とマイクをオンにして、社内の人に伝えたいことや、逆に社内の人が私に確認したいことをすぐに確認できる状態になっています。

お客様との打ち合わせも全てWEB会議で参加しています。そうすることで、自動で会議の録画を残すことができるので、後から会議内容を見直すこともできて便利です。
また、元々残業をしがちな働き方だったのですが、完全なテレワークになったことで「配偶者が帰ってくる前に仕事を終わらせよう」と意識して仕事に取り組むことができているということです。

お子さんの都合により毎日決まった時間に出社することが難しくなった女性のパートさんは、週に一度、好きな時間好きな曜日に出社してもらい、コミュニケーションの時間を確保しています。
それ以外の曜日はお子さんの予定や家事等もこなしながら自由に時間を組み合わせて働いています。

体調不良により以前のように働くことが難しくなった女性社員は、時間制限を設けて、出社するかしないかは本人の体調次第で自由とし、気兼ねなく通院等できる環境をつくりました。

IT企業だからじゃない、多様な働き方に対応

今回のテレワークの事例を、「IT企業の仕事だからできた」とお考えになる方も多いかと思いますが、実際に完全なテレワークを行っている社員はどこの会社にもある総務部の仕事をしています。
給与計算をしたり、請求の処理をしたり、入退社や年末調整といったどこの企業でも必ず発生する業務も、環境を整えることでテレワークで行うことが可能となります。

これからも、テレワークに限らず多様な働き方に柔軟に対応し、これまでは離職せざるを得なかったような女性社員が活き活きと働ける職場環境を作っていきます!

Imadokiサービス:「小さなことでも生産性改善+V 使ってますか?」

「Ctrl」+「C」は”コピー”、「Ctrl」+「V」は”貼り付け”、これはWindowsユーザーとして皆さん知ってますよね(知らない人は今日覚えてくださいね)。
知ると知らないでは日常業務の生産性に大きな差が出るのが、ショートカットキーですが、意外と利用範囲を広げて習慣化するのは難しいのが現実です。
そんな私でも、便利すぎて知った瞬間から使っているのが、+「V」による、貼り付けの履歴機能。

キー(Windowsロゴキー)が登場してから20年程経過しますが…Windowsロゴキーって滅多に使ってなかったんですよね~。
+「V」による、貼り付けの履歴機能は、超便利過ぎてコムデック内でも一瞬で広がりました。
IT企業社員なのに知らなかったってのは恥ずかしい話ですが、日々の地道な生産性改善しておくと自分が楽♪できる事に改めて気づきました。
皆さんも、+「V」による、貼り付けの履歴機能を使って、コピペ地獄からの脱却を目指しましょう!

社員紹介:徳田幾美

 

 

誌面でお伝えしたチェンジ・デザイン・アワードの事例の通り、配偶者の転職により11月の半ばから完全なリモートワーク社員となりました。現在は1日に2~3回WEB会議は当たり前という働き方で袋井の自宅からお仕事に取り組んでいます。
リモートワークになって、より関わる時間が増えたのがオウンドメディア コムデックラボ。自社ノウハウの記事はほぼ私が執筆しています。まだまだ文章力が足りない己にふがいなさを感じる毎日ですが、何卒ご指導賜りますよう、お願い申し上げます。近日中に私のリモートワークの実践方法を具体的に記載した記事を公開予定です!こうご期待!

 

 

とうとうハロプロに推しができてしまいました……。
ハロー!プロジェクト、略してハロプロ。

「明るい未来に就職希望」と歌ったモーニング娘。等が所属するハロー!プロジェクト、つんく♂さんはもう総合プロデューサーではないの、知ってました?
さて、そんなハロプロ内の私の推しグループは「juice=juice(ジュースジュース)」。アイドル界のアベンジャーズと言って差し支えないスキルを持ったメンバーが集まり、曲も何もかもがとにかく「強い」、かっこよくてかわいくてさらに歌もダンスもうまいなんて最高、そう言わざるを得ないアイドルです。
気が付いたらBlu-rayを3枚くらい買っていました。コロナが落ち着いたら是非ライブに行ってペンライトを振りたいですね。

 

 

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