勤怠の成功体験から、マネーフォワード全面導入へとつなぐ伴走支援とは

お話を伺った方：代表取締役 樋口由美様

5年前の勤怠クラウド化が、今回の全面導入を後押ししました

事業内容

三重県伊勢市を拠点とする有限会社キャリオンは、幼稚園・保育園の給食受託や高齢者住宅への食事提供、弁当仕出し、ケータリングに加え、伊勢庁舎や伊勢市役所などの食堂運営まで、食に関わる事業を幅広く展開しております。

ミッションは「食べる人に元気になってもらうこと」です。伊勢は食の神様が祀られる土地であり、地元の食材を活かしたメニューの考案・提供も特徴です。食堂ブランド「い〜菜」として、三重県伊勢庁舎・伊勢市役所、津市あのつ台サイエンスプラザなどでも食堂運営を受託されています。

職場は本社だけではなく、お客様の施設内で業務を行う場合も多く、パートの方を中心に複数拠点をかけ持ちして勤務する体制です。そのため、勤怠・給与・請求・支払・会計といったバックオフィス業務も、拠点数や案件数に応じて複雑になりやすい状況がありました。

バックオフィス活用の目的と当時の課題

キャリオン様がコムデックと一緒にクラウド化を始めたのは、今回が初めてではありません。
きっかけは、5年前のKING OF TIME（キングオブタイム）導入です。

当時の勤怠は、従業員さま自身がタイムカードに手書きし、締め日後に本社でExcelへ手入力して集計する運用でした。
退勤時刻の書き方は個人ごとにバラバラで、転記とチェックにも時間がかかります。
曜日や時間帯で時給が違うため、給与計算用のデータを作るだけで毎月30時間から40時間かかっていました。

そこで、手書きタイムカードを顔認証打刻に切り替え、KING OF TIMEへ移行しました。
食事提供という事業柄で一日に複数回の出退勤があり、人によっては複数拠点を移動するため、定型の勤務パターンは決めず、打刻から打刻までで集計する運用にしました。
お客様の施設内ではWi-Fiを借りるのが難しい場合もあり、セルラーモデルのiPadで顔認証打刻を導入しています。

結果、勤怠集計は30〜40時間から半日へ短縮し、拠点ごとの勤務時間も自動で出るようになりました。
「クラウドに切り替えれば、業務は本当に変わる」という実感が、ここで生まれたのです。

一方で、5年前の時点では、勤怠だけでなく会計や支払もクラウド化したいという話もありました。
しかし、当時は経理担当、前社長、そして顧問税理士の反対もあって、マネーフォワードを中心とした全面的なクラウド化は実現できませんでした。
勤怠の成功体験はありながら、支払も請求も会計も、Excelと紙のまま残ることになったのです。

その後、事業承継を機に経理担当社員が退職されました。
それまでは「いつもどおりだから問題ない」と見えていた運用が、担当者がいなくなった瞬間に限界を露わしました。

マネーフォワード導入前のバックオフィス体系図

飲食業界は支払サイトが短く、月末締め・翌月10日や15日支払も少なくありません。
郵送やメールで届く請求書を印刷し、Excelで支払一覧表を作り、銀行振込の金額を手入力する。一覧表ができあがるまで経営者は待つしかなく、支払漏れや入力ミスへの不安が常にありました。

売上の請求書もExcelで、過去ファイルを探してコピーし、金額や明細を書き換えていました。
食事代は8％、容器代は10％というように複数税率が混在することも多く、適格請求書として問題がないか不安も残っていました。

各拠点には小口現金を置き、従業員さまが帳面へ記録し、レシートを糊で貼る運用も続いていました。
現金の保管や残高不一致、過去に売上金がなくなった経験もあり、「いつか現金管理をやめたい」とも考えていました。

会計は顧問税理士事務所がJDL会計（出納帳）で処理し、経営者が数字を確認できるのは訪問時が中心でした。
説明を受けることはあっても、その場で次の経営判断へつなげるところまでは難しい状況でした。

5年前の勤怠クラウド化については、こちらの記事で詳しくご紹介中です。
▼KING OF TIME移動勤怠機能で拠点ごとの勤務時間を算出！採算管理に活用｜飲食業 有限会社キャリオンさまの事例

過去の成功体験を土台に、マネーフォワード会計や給与の全面導入を決めました

ご自宅で経理作業ができるようになって、大満足の樋口社長

コムデックを選んだ理由を教えてください

キャリオン様とコムデックのお付き合いは、パソコンやネットワーク環境のサポートから始まっています。
5年前にKING OF TIMEを一緒に導入し、顔認証打刻や移動勤怠の設計まで進めた経験が、今回の判断の土台になりました。

勤怠だけ見れば、クラウド化の効果はすでに出ていました。
だからこそ、5年前には経理担当や前社長、税理士の反対で止まっていた会計・支払・請求のクラウド化を、事業承継後にやりきることができると考えたのです。
「勤怠でやってみて効果が出たのだから、次は会計も支払も同じように変えられるはず」という過去の成功体験が、マネーフォワード全面導入の後押しになりました。

実はその外にもメール環境について、どこでもメールを見られるようにして欲しいとホームページを担当していた業者さまへクラウド対応メールの導入支援を依頼していましたが、対応が難しいとのことで、既にPCやネットワークを見ていたコムデックへ相談させていただいて「Exchange Online」の導入して、クラウドの効果を更に実感していました。
▼メール共有はクラウドサービスのExchange Onlineで快適に！｜有限会社キャリオンさまの導入事例

会計や支払については、コムデックからマネーフォワード クラウド会計を含めたバックオフィス全体のクラウド化を提案されました。
ただし、長年担当してくださっていた顧問税理士事務所からは「マネーフォワード会計には対応できない」との回答でした。
5年前と全く同じ対応です。

ただし今回は、勤怠やメールで効果が出ているという実績がありました。
そこで事業承継と同時に一気に全部を変える方針としました。
そんな中で経理担当の退職、そして顧問税理士との契約解除という事件が発生しましたが、粛々とマネーフォワード クラウド会計、給与、そして請求書へ切り替えが順調に進み、現在はビジネスカードや債務支払いへと対象を広げています。

コムデックを選んだのは、個々のツールを売るだけではなく、5年前の勤怠導入から続く中で、今の業務に合わせた順番で全体を見渡して導入支援してもらえると実感していたからです。

KING OF TIMEやマネーフォワード導入の効果を教えて下さい

5年前に導入したKING OF TIMEでは、非常に困っていた時間帯で時給が違う集計を「時間帯区分」を使い、拠点ごとの勤務時間は「外出」打刻と「移動勤怠」機能で自動集計できるようになり大幅な時短となりました。
打刻もタイムカードのFAX送信から、iPadによる顔認証打刻になったことで、タイムカードの準備や拠点移動時の打刻が容易に対応できるようになりました。

勤怠集計の時間は30〜40時間から5時間へ短縮し、給与支払日までに余裕が出来るようになったということです。
この実感が、今回のマネーフォワード全面導入を推し進める理由になっています。

マネーフォワード会計へ切り替えてからは、経営者自身が日々の数字を確認できるようになったことが大きな変化です。
「毎日マネーフォワード クラウド会計の画面を見るのが楽しみになりました。
銀行口座の動きが反映されるので、今日はどうなっているかなと自然に確認するようになった」という声が印象的です。
顧問税理士との打ち合わせも、訪問を待たずZoomで同じ画面を見ながら確認できるようになりました。

請求書の支払いもマネーフォワード債務支払に変更したことで、届いた請求書から順番にスキャンし、ノートパソコン上で確認・承認できるようになりました。
従来はExcelの一覧表ができあがるのを待っていたので、支払日までに余裕を持って対応できるようになりました。
樋口社長は「何より感動したのは、電卓を一切使わずに支払処理が進むこと」と話されています。
振り込みも手入力からFBデータのアップロードになり、支払後の紙請求書も、バインダーに綴じるのではなくチャック付き袋に入れて保管する運用に変わりました。

更にマネーフォワード ビジネスカードを導入して、各拠点の小口現金を原則廃止しました。
「カードが使えないお店では買わないと決めれば、日常的な小口現金はほとんど必要なかった」というのが、導入後の実感です。
利用履歴へレシート画像を添付するだけで、現金を数えたりノートへ貼ったレシートと照らし合わせたりする必要がなくなりました。

マネーフォワード請求書は、Excelのファイル探しから解放されました。樋口社長は「石器時代から現代へ来たような感覚」と表現されています。
見積書から請求書へ明細を引き継げ、複数税率も商品マスタで分けられるようになりました。
現地で現金を受け取った際には、スマートフォンから領収書を発行できるようになっています。

マネーフォワード導入後のバックオフィス体系図（業務改善が一気に進みました）

経営者自身が数字を確認できる状態になったことが一番の変化です

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

一番のメリットは、5年前の勤怠導入の成功を忘れず、「今困っている業務から手を付け、後から範囲を広げる」という進め方を一緒に考えてもらえたことです。

税理士事務所がマネーフォワード会計に対応できない時も、粘り強く対応していただき、無事会計データの移行だけでなく税理士の紹介まで含めてフォローしていただけました。

コムデックさんがツールを入れて終わりの業者ではなく、誰が確認し、どう証憑を残し、どう会計へつなぐかまで一緒に考え伴走してくれたことが、事業承継後の少人数の体制でも回る仕組みにつながっています。

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか？

コムデックさんは、KING OF TIMEもExchangeOnlineもマネーフォワードも、自社で使っている立場から話をしてくれます。ただ設定を代行するだけではなく、「現金は事故が起きる」「支払が終わった紙の請求書は美しく綴じる必要はない」といった、経営者目線での業務の考え方自体を見直すアドバイスが多いのが特徴だと感じています。

パソコンやネットワーク、メール環境も同じ会社に相談できるので、バックオフィスのソフトだけでなくIT環境まで一緒に見てもらえる点もコムデックさんとお付き合いする大きなメリットと感じています。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか？

事業承継や経理担当の退職など、体制が変わるタイミングでバックオフィスを見直したい企業さまに合うと思います。

また、「いつものやり方で問題ない」という声に止められそうな企業さまにもおすすめです。
キャリオンも、5年前は経理担当や前社長、税理士の反対で全面クラウド化に進めませんでした。ただ、勤怠だけでも成功体験を残していたことが、後に全面導入へ進む判断材料になりました。

複数拠点でパートさまが多く働く飲食業や、小口現金やExcel請求書が残っている中小規模の企業さまにもおすすめです。
若くてITに詳しい専任を新たに採用するのが難しい規模でも、勤怠から会計までを一緒に見てもらえるのが大きいと感じています。

蓄積したデータを活かし、給与や分析、AI活用まで広げていきたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

マネーフォワードで請求・支払・会計がつながってきたので、次はこのデータをAIで分析できる仕組みを作っていきたいです。
また拠点ごとの勤務時間が出るようになったので、どの拠点のどの業務を改善すべきかを、より具体的に検討していきたいと考えています。

メール環境もMicrosoft 365のExchange Onlineに切り替えたので、OneDriveやSharePoint Onlineを使ったシフト表や献立表の共有も効率化したいと考えています。バックオフィスの業務はAIでも変わっていくので、データを貯め続けながら波に乗り遅れない会社にしていきたいです。

マネーフォワード会計でリアルタイムに手元で経営数値を確認し、ChatGPTを活用して分析しているそうです

担当者より

担当者：樋口

キャリオン様とは、5年前にKING OF TIMEで複数拠点・複数回出退勤という現場に合わせた勤怠運用を整えるところからお付き合いが広がりました。当時は経理担当や前社長、税理士の反対があり、会計や給与のクラウド化は実現できませんでした。

ただ、勤怠で得た成功体験が、事業承継後のマネーフォワード全面導入を後押ししています。会計や債務支払、そしてビジネスカード、請求書へ対象を広げていただいた進め方は、同じように反対や体制変更を抱える企業さまにも参考になると思います。

今後は、貯まった勤怠・会計データを給与や分析、AI活用へつなげられるようサポートしてまいります。