株式会社コムデック

三重県伊勢市ソフトウェア・システム開発

現代の社内&企業間
コミュニケーション手段を少しだけ考える

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「電話してくる人とは仕事するな」

Amazonのビジネス書ランキングで1位になるなど著書「多動力」が売れまくっている”ホリエモン”こと堀江貴文氏の強烈な言葉です。
実際にテレアポ営業の電話が掛かってきて、手が止まって集中力が途切れた…仕事の邪魔!ってなる時があるのも事実ですね。
働き方改革に取り組む企業の中には、電話禁止!になっている会社も出てくるなど企業間(BtoB)の連絡方法も様変わりしてきています。

実際に弊社でも打合せ日時の連絡に、「新入社員」が「重要取引先の社長様の携帯電話」に直接電話する事件がありました。新入社員の判断として最も確実で効率的な連絡方法だっただけですが、先方の社長様の仕事の妨げになりかねないマナーという点でNGな行動でした。
連絡内容や立場によって複数の連絡手段を使い分ける時代となり、「電話」だけでなく「メール」や「LINE」「Facebook Messenger」に代表される「チャット」など多様化する連絡方法について各企業様で検討と教育が必要な時期に来ているようです。

「ChatWork」様にみるコミュニケーションのルール

imadokiH2908_img3電話やメールだけでなく、スマートフォンの普及によりチャットが一般化したことで適切な連絡手段の定義が必要な時代となりました。
下の図は弊社が注目する企業用チャットツール「ChatWork」様のコミュニケーションのルール図です。
ルールを定めずに運用を開始すると、コミュニケーションのズレが発生してストレスになるそうで、全社員向けに社内、社外、目上、目下等の基準で連絡ルールを明確に提示されています。

「ワークスタイル変革Expo」でも「Chatwork」は注目のサービスで多くの観客を集めていました。

「ワークスタイル変革Expo」でも「Chatwork」は注目のサービスで多くの観客を集めていました。

電話は時間泥棒?

imadokiH2908_img5生産性向上を考える場合、やはり要素として一番大きいのは時間の有効利用であり、同じ作業量を半分の時間で出来れば大幅なコスト削減になりますし、残業代も大幅に削減できます。
現在最も生産性を下げる存在と言われているのが、「電話対応」、冒頭のホリエモンだけでなく多くの方が、電話で仕事の邪魔をされた経験をお持ちの筈です。

● 電話の特徴…双方の時間を同時に拘束するコミュニケーション手段であり「同期型コミュニケーション」
● メール/チャットの特徴…同時性を重視していない「非同期型コミュニケーション」

電話とメールしかない時代においては、電話という同期コミュニケーションの持つ即時性が圧倒的に便利だったのですが、残念ながら電話というコミュニケーション手段をとることで、相手の時間を強制的に奪ってきた事も事実です。
電話は便利な反面、双方の時間を拘束し、突然仕事に割り込んでくるという特性があり、電話を取るためにオフィスには電話を取る人がいて、伝言メモで折り返しの依頼をして、というビジネス慣習まで生まれました。
しかしよく考えてみれば、電話対応に関わる人件費や通信費用などの固定費は結構な金額となります。
スマホやチャットが普及していない時代には、それが最適なやり方だったのかもしれませんが、インターネットの台頭によりビジネスは加速度的に進歩しており、電話中心のコミュニケーションは、根本から見直さねば企業の収益を無駄に大きく圧迫し、効率化を阻害する代物となりはじめていると言われ始めています。

チャットの活用と世代による得手不得手

ベテラン社員さんは勿論「電話」や「メール」が得意ですが、若い世代の方は文章を書く経験が少ないため下手なメールが多いですね。 しかし「はい/いいえ」程度の回答にも一々『 いつもお世話になり、ありがとうございます。』から始まるメールって面倒くさくないですか? そこはささっとチャットで済ませ方が早いので、外部の方ともチャットを使う工夫が必要となります。 特に若い世代の方は、チャットツールを使えば実に上手に写真、文章を記入し報告をしてくれますので、彼らの活用にチャットツールは必須と言えます。 社外の方へのメール作法はしっかり若い世代に伝える必要がありますが、延々と続く社内メールなど、「はい/いいえ」程度の回答に適した連絡手段を選択して効率的に仕事を進める必要があります。

経営者・幹部の方へ

まずは経営者・幹部様自らが家族と「LINE」をつかってコミュニケーションが活発になる効果を体感していただき、業務用チャットツールが要不要、選定/導入に進んでいただきたいです。
日常のコミュニケーションに『 いつもお世話になり、ありがとうございます。』は不要です。
打てば響く様な遣り取りができる「LINE」の様な環境を組織でも用意していただき、あらゆる世代間でコミュニケーションが広がる場を用意していきましょう。ITを活用せず従来の電話中心のコミュニケーションで生産性を向上させるのは至難の技です。
※弊社としては記録(ログ)が残らない「LINE」の業務運用は推奨しておりません。また弊社内でも利用しておりません。

おまけ

imadokiH2908_img6私(樋口)が社会人になった頃は、公衆電話だけが外部からの通信手段でした。暑い夏に電話BOXから汗をダラダラ流しながら会社に報告の電話していたのが懐かしいです。
それから25年、公衆電話もすっかり見かけなくなってきました。何時でも何処でも連絡が直ぐに取れるって凄い事ですが、今逆に繋がらないCafeへ逃避行して仕事している人も多いようです。
ワーク・ライフ・バランスと言われ、オンとオフの切替も重要となっています。適度な繋がり感を模索する日々が弊社でもまだまだ続きそうです。

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