株式会社コムデック

三重県伊勢市ソフトウェア・システム開発

いよいよオンラインストレージが
本格的な普及の時代を迎えました

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オンラインストレージとは、自分が使っているパソコンや自社のサーバーではなく、インターネット上に借りた場所にファイル(文書、画像など)を保存し、利用するサービスです。
以前なら遅くて使い物にならなかったのですが、光回線、モバイルでもLTEの普及により十分業務に耐えうる性能を持ち始めました。
そして、サーバーを買わなくても良い、実際データは防災設備の整ったデータセンターに保管され地震、火災からも守られることからBCP(事業継続性対策)の面からもオンラインストレージの利用が進んでいます。
代表的なサービスには、ご存じ「DropBox」や、「OneDrive」、そしてトヨタ系企業で採用が進む「BOX」、Googleが提供する「GoogleDrive」があります。
今月号では弊社がお勧めする「DropBox」、「OneDrive」をご紹介致します。

クラウド事業部が紹介します! DropBox Business編

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個人で無料版の「DropBox」をお使いのお客様も結構多いのですが、ビジネス版「DropBox Business」を導入するとチームで活用できる便利機能が使えるようになりますので、有料の壁を乗り越え是非ご利用頂きたいです。
既に多くの皆様がお使いの「OneDrive for Business」とは異なり、アクセス権の管理まで可能ですので、ファイルサーバー代わりに利用する事も十二分に可能です。
無料の個人版「DropBox」の機能は「OneDrive for Business」で代替可能ですが、ファイルサーバーのようなチーム、会社単位でのファイル管理は出来ません。管理機能や外部スタッフとのコラボレーションが強化された「DropBox Business」のご利用を弊社はお勧めしています。

DropBox Businessの特徴

Point!
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「DropBox Business」では複数の利用者が共同で利用できる保管先がクラウド上に用意されます。
ファイルサーバーの様に、アクセス権管理ができますので、人事、経理データなど経理のみ利用可能なフォルダを作る事もできます。

 

会社イベントや作業記録など大量の写真や動画を保存でき、共有で利用することが可能です。

コラボレーション機能でPDFの図面にコメントを入れ、相互に遣り取りする機能があります。
下図の例は弊社の新社屋図面をデザイン会社様と打ち合わせている実例です。

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ITサポート部がお答えします! OneDrive for Business編

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弊社のお客様におけるOneDrive導入率は、5割に近づこうかという所で多くの皆様にお使い頂いております。
Office365を導入されても、マイドキュメントやデスクトップに保存する習慣から逃れられない、前と同じでいいです…と遠慮されるお客様もお見えになりますが実に勿体ない!
ITサポート部としては、 ①バックアップ不要 ②データ喪失の危険から解放される ③ PCが変わっても継続して作業できる等のメリットを活用して頂き、手間無く生産性を向上させていただきたいです。

OneDrive for Businessの特徴

Point!
チームでは無く、個人単位のクラウドストレージです。

Office365Business(Word/Excel)を購入するとおまけで利用出来ます(追加コスト不要)。

容量は最大1TBと個人用としては十二分で大量の画像、動画が保存可能です。

Office2016からは、マイドキュメント、デスクトップに変わり標準の保存先になっています。

OneDrive for Businessに関する疑問、質問

Q1.マイドキュメント、デスクトップに保存するより優れている点は?
A1.なにより、データの安全性です。OneDriveに保存したデータは①PCが壊れても消えません ②PCが壊れても他のPCで作業継続可能です ③間違って保存しても実は元に戻せます。
社員全員がバックアップを習慣化する、管理するのは困難です。普通の人には出来ませんという現実がありますので、データを自動的に守ってくれるOneDriveがお勧めなのです。

Q2.以前社員が退職した際にデータを消去されて困ったが、対策になるか?
A2.退職時に個人利用PCのファイルやメールが消去される事件が、度々発生しており、経営者様からご相談いただくことがございます。
データは「OneDrive」、メールは「ExchangeOnline」を使えばクラウド上に削除履歴も保存されデータ回復可能ですので、経営者様の不安が解消されます。

Q3.ハッキリ言って「OneDrive」使いにくいんですが…
A3.ドキ!! ズバリ来ましたね…(^^;)
確かに昨年頭までは安定性がイマイチでしたが、春頃から一気に安定して現在ほとんどトラブルは起きていません。
またOneDriveのソフトアップデートも頻繁に実施されていて同期のスピード、安定性はドンドン向上していきます。
同じ料金の範囲内で性能が向上していくのはクラウドの特徴でもあるので、是非使ってくださいね♡
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Q4.1アカウントで5台まで使えるのなら、ファイルサーバー代わりに使えないのか?
A4.ライセンス契約上1ユーザー5デバイスの制限となっております、個人事業所や、支店等の規模によってはファイルサーバー代わりのご利用も不可能では無いです。
ただし、6台目が必要になっても追加できませんので、ファイルサーバー相当の機能を持つDropBox Businessのご利用を推奨致します。

Q5.時々でてくるサインインって何ですか? 鬱陶しいので消せないですか?
A5.OneDriveに関わる、Office365サインイン(ログイン)認証画面は、アップデートや一定期間経過後に突然表示されます。
御社管理者の方にアカウント(メールアドレス又はonmicrosoft.com)、パスワードが記載された用紙をお渡ししておりますので御確認ください。
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imadokiH2903_img9アカウント、パスワードは弊社でも管理しておりますが、
個別対応が難しい場合もございます。
社内パソコン管理者の方のご協力をお願いいたします。

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